A digitalização documental é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital, tornando-os mais acessíveis, organizados e seguros. Com o avanço da tecnologia e a crescente necessidade de eficiência e segurança no armazenamento de informações, a digitalização tem se tornado uma prática essencial para empresas e organizações que buscam otimizar seus processos e reduzir custos operacionais.

A seguir, vamos detalhar as duas principais modalidades de digitalização realizadas pela GDI, e como cada uma delas atende às diferentes necessidades legais e operacionais, além de garantir a segurança dos dados de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

1. Digitalização Simples (sem certificado digital)

Na digitalização simples, o processo envolve a conversão de documentos físicos em arquivos digitais (como PDFs ou imagens) sem a aplicação de um certificado digital. Esse tipo de digitalização é utilizado principalmente para fins administrativos ou operacionais internos, onde o objetivo principal é garantir a fácil consulta e o armazenamento eficiente dos documentos, muito embora alguns clientes prefiram utilizar desta modalidade para documentos, tanto para descarte, quanto guarda perene, dada a agilidade do processo.

Vantagens da Digitalização Simples:

• Facilidade e agilidade: Os documentos ficam mais acessíveis, facilitando o compartilhamento e a consulta sem a necessidade de deslocamento físico.
• Economia de espaço: A eliminação de arquivos físicos reduz a necessidade de armazenamento físico, liberando espaço no ambiente de trabalho.
• Redução de custos operacionais: Menor gasto com papel, impressão e armazenamento físico de documentos.

Contudo, a digitalização simples não garante a validade jurídica dos documentos digitalizados, o que pode limitar seu uso em processos que exigem autenticidade e integridade legal.

2. Digitalização Legal (com Certificado Digital)

Já a digitalização legal segue um processo mais rigoroso e está em conformidade com as normas estabelecidas no Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta a digitalização de documentos no Brasil. Esse tipo de digitalização exige o uso de certificado digital para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos digitalizados, permitindo que esses documentos tenham a mesma validade legal que os originais físicos.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece que a digitalização de documentos públicos deve ser feita de forma que o documento digital seja fiel ao original, incluindo a inserção de informações que garantam a autenticidade do conteúdo, como assinaturas digitais e metadados.

Vantagens da Digitalização Legal:

• Validade jurídica: O uso de certificado digital garante que o documento digital tenha o mesmo valor legal do documento físico, podendo ser utilizado em processos judiciais ou administrativos.
• Conformidade legal: A digitalização legal segue as regulamentações específicas, como o Decreto nº 10.278/2020, que assegura a validade e a confiabilidade do processo de digitalização.
• Maior segurança: O uso de tecnologias de assinatura digital e criptografia garante a integridade e a autenticidade dos documentos, evitando fraudes e manipulações.

Segurança dos Dados e Conformidade com a LGPD

Na GDI a digitalização de documentos, seja simples ou legal, é realizada com rigorosos cuidados de segurança, especialmente quando envolvem dados pessoais de colaboradores. De acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as empresas têm a responsabilidade de garantir a proteção das informações pessoais durante todo o processo de digitalização, armazenamento e compartilhamento de documentos.

Principais medidas de segurança para garantir a conformidade com a LGPD:

• Criptografia: Aplicamos de criptografia nos documentos digitalizados para assegurar que as informações não sejam acessadas por pessoas não autorizadas.
• Controle de acesso: Definimos permissões rigorosas para o acesso aos documentos digitais, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou compartilhar os documentos.
• Auditoria e monitoramento: Implementação de ferramentas de auditoria para rastrear quem acessou ou alterou os documentos digitalizados, promovendo a transparência e a conformidade com as normas.
• Descarte seguro: Garantir o descarte seguro de documentos físicos após a digitalização e assegurar que os dados digitais sejam preservados de acordo com as diretrizes de proteção de dados.

Em Resumo:

A digitalização documental é uma estratégia poderosa para a transformação digital das empresas, proporcionando agilidade, redução de custos e maior organização. No entanto, é crucial compreender a diferença entre a digitalização simples e a digitalização legal, especialmente em termos de validade jurídica e conformidade com as regulamentações brasileiras, como o Decreto nº 10.278/2020.

Na GDI a segurança dos dados é nossa prioridade, com a aplicação de medidas que garantam a proteção das informações pessoais de acordo com a LGPD. Ao adotar nosso serviço de digitalização segura e legal, você não só otimizará seus processos, mas também estará em conformidade com as normas de proteção de dados, evitando riscos e garantindo a integridade e autenticidade dos documentos.