A GDI oferece o serviço de Automação de Processos na Gestão Documental, uma solução inovadora e estratégica para empresas que buscam transformar suas operações de gestão de documentos em processos ágeis, eficientes e sem erros manuais. A automação permite que os fluxos de trabalho sejam simplificados, reduzindo a dependência de processos físicos e manuais, além de proporcionar maior segurança e conformidade com as normas legais.

Nosso serviço é projetado para integrar sistemas e tecnologias avançadas com os processos de gestão documental da sua empresa, otimizando atividades como armazenamento, classificação, recuperação, descarte e digitalização de documentos. Ao automatizar essas tarefas, sua empresa pode economizar tempo e recursos, melhorar a produtividade e garantir que todas as etapas da gestão documental sejam realizadas de forma rápida e precisa.

Como Funciona o Serviço de Automação de Processos na Gestão Documental

O processo de automação é totalmente personalizado, levando em consideração as necessidades e particularidades da sua organização. A GDI utiliza ferramentas de tecnologia de ponta, como softwares de gerenciamento de documentos (EDMS), inteligência artificial e machine learning, para automatizar a criação, organização e a recuperação de arquivos, reduzindo o risco de erro humano e garantindo maior precisão e controle.

Nosso serviço de automação abrange as seguintes etapas:

• Digitalização Inteligente: Implementação de sistemas de digitalização automatizada de documentos, onde os documentos físicos são convertidos em arquivos digitais e indexados automaticamente. O processo é feito de forma a categorizar e armazenar as informações de maneira ordenada e acessível, sem a necessidade de intervenção manual.

• Classificação e Indexação Automática: Utilizamos algoritmos de inteligência artificial para classificar e indexar documentos de forma automática, de acordo com critérios predefinidos pela empresa, facilitando a localização e recuperação rápida de qualquer arquivo.

• Fluxos de Aprovação e Processamento de Documentos: A automação também inclui a criação de fluxos de trabalho automatizados, permitindo que documentos passem por processos de aprovação ou revisão de maneira ágil, sem a necessidade de acompanhamento manual. Isso aumenta a eficiência das equipes e garante que os documentos sejam tratados com maior velocidade e segurança.

• Descarte Programado e Conformidade Legal: A automação permite configurar regras para descarte seguro de documentos, com base em critérios legais e regulatórios. Isso garante que a empresa cumpra os prazos legais para a retenção e eliminação de documentos, evitando o armazenamento desnecessário e liberando espaço de maneira eficiente.

• Acesso e Recuperação Rápida: Com a automação, os documentos ficam organizados de forma lógica e fácil de acessar. Sistemas de busca inteligente permitem que os gestores recuperem qualquer documento em segundos, sem precisar de buscas manuais demoradas.

Benefícios do Serviço de Automação de Processos na Gestão Documental da GDI:

1. Aumento de Eficiência e Produtividade
   A automação reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas e manuais, permitindo que sua equipe se concentre em atividades mais estratégicas e de maior valor.

2. Redução de Erros e Melhor Conformidade
   Com a automação, a chance de erros humanos é minimizada, o que assegura maior precisão nos processos e garante a conformidade com a legislação e regulamentações aplicáveis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

3. Economia de Tempo e Recursos
   Processos que antes eram feitos manualmente, como classificação, organização e recuperação de documentos, agora são realizados automaticamente, reduzindo custos operacionais e otimizando o uso de recursos.

4. Segurança e Controle
   A automação proporciona maior segurança no armazenamento e no controle de documentos, com backup automático e auditoria de acessos, garantindo a integridade das informações e a proteção contra perdas.

5. Acesso Rápido e Eficiente às Informações
   A organização automatizada dos documentos permite que a empresa recupere informações rapidamente, melhorando a tomada de decisões e a capacidade de resposta frente a demandas internas e externas.

6. Sustentabilidade e Menor Uso de Papel
   Ao reduzir o armazenamento físico e incentivar a digitalização, a automação também contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, diminuindo o impacto ambiental da empresa.

Conclusão

O Serviço de Automação de Processos na Gestão Documental da GDI é a solução ideal para empresas que buscam melhorar a eficiência, segurança e sustentabilidade em seus processos de gestão de documentos. Ao automatizar tarefas complexas e repetitivas, sua empresa será capaz de reduzir custos, melhorar o acesso à informação e garantir maior conformidade legal, além de promover um ambiente de trabalho mais eficiente e estratégico. A GDI oferece uma abordagem personalizada, usando tecnologia de ponta para garantir que a transformação digital da gestão documental seja bem-sucedida e traga benefícios reais à sua organização.